2025.07.1.2 Čuvanje poslovnih knjiga, isprava i dokumenata
mr. sc. Silvija Pretnar Abičić – Ovlašteni revizor
Obveza i rokovi čuvanja poslovnih knjiga, isprava i dokumenata, tj. porezne i računovodstvene dokumentacije najvećim dijelom propisani su odredbama Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 85/24-145/24; nadalje ZOR) te Općeg poreznog zakona (Nar. nov., br. 115/16-152/24; nadalje OPZ). Međutim, osim navedenoga, postoji i niz drugih zakona i propisa koji uređuju čuvanje poslovne dokumentacije, o čemu će se u nastavku obraditi samo oni koje smatramo da su najbitniji za poslovanje nekog poslovnog subjekta.
Zakon o računovodstvu propisuje rokove čuvanja posebno za knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, godišnje financijske izvještaje i godišnje izvješće.
- Čl. 10. – Knjigovodstvene isprave
- - čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade;
- - mogu se čuvati u Republici Hrvatskoj i drugoj državi članici, osim ako nije zabranjeno nekim drugim propisima, za što je potrebna pisana suglasnost nadležnog tijela;
- - rokovi čuvanja:
- isplatne liste – najmanje 6 godina
- analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje 11 godina
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava. Poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga, ali se pri tome mora pridržavati odredbi iz čl. 8. te čl. 9. st. 1. do 5., 8., 9. i 10. ZOR-a.
- Čl. 13. – Poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige)
