2026.01.1.1 Evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca
Iva Uljanić Škreblin, mag.oec., ovlašteni porezni savjetnik
.
Poslodavci imaju različite administrativne obveze vezano uz svoje zaposlene. Osim onih administrativnih obveza propisanih poreznim propisima (a posebice iz područja oporezivanja dohotka i obveznih doprinosa), ima i dodatnu obvezu vođenja evidencije o radnicima. Ta je obveza primarno regulirana Zakonom o radu, a detaljno se uređuje novim Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN, broj 55/2024), koji se primjenjuje od 1. listopada 2024. godine. Ispravno i ažurno vođenje evidencije omogućuje transparentno praćenje radnog odnosa, pravilno obračunavanje plaća i naknada te zakonito postupanje u inspekcijskim nadzorima.
Ovim Pravilnikom precizno se propisuje koje podatke poslodavac mora voditi, na koji način, u kojem obliku i koliko dugo, čime se znatno povećava razina pravne sigurnosti, ali i odgovornost poslodavaca je lakša provedba inspekcijskog nadzora.
Pravna osnova vođenja evidencije
Obveza vođenja evidencije o radnicima proizlazi prvenstveno iz:
- Zakona o radu,
- Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca.
Člankom 5. stavkom 4. Zakona o radu propisana je ovlast ministra da pravilnikom uredi sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima. Novi Pravilnik zamjenjuje raniji pravilnik iz 2017. godine i donosi detaljnije, jasnije i proširene obveze za poslodavce.
Važno je naglasiti da se evidencija mora voditi za sve radnike u radnom odnosu, neovisno o vrsti ugovora (na određeno ili neodređeno vrijeme, puno ili nepuno radno vrijeme), kao i za radnike koje je poslodavcu ustupila agencija za privremeno zapošljavanje i za radnike koje je poslodavcu privremeno ustupilo s njim povezano društvo.
Sadržaj evidencije o radnicima
Osnovni osobni podaci radnika
Prema Pravilniku, poslodavac je obvezan voditi sljedeće osnovne podatke o radniku:
Ovi podaci služe kao temelj identifikacije radnika.
Podaci o radnopravnom statusu
Evidencija mora sadržavati i podatke koji se odnose na sam radni odnos, i to:
